Как выбрать партнера по аренде спецодежды: советы эксперта

В России действуют правила безопасности и санитарные нормы, по которым работодатели обязаны обеспечивать сотрудников средствами индивидуальной защиты. Директор по развитию бизнеса Lindaily Ирина Киуру рассказала, как можно организовать процесс обеспечения компании спецодеждой, а также поделилась инструкцией, как найти надежного партнера по аренде спецодежды.

Какими способами сокращения затрат на спецодежду и текстиль могут воспользоваться компании

Вариантов несколько, но у каждого из них есть свои минусы.

• Создание собственной прачечной — придется единовременно инвестировать крупную сумму, чтобы выделить самостоятельную бизнес-единицу, которая будет отвечать за эту задачу. По сути, кроме основного вида деятельности появится еще и дополнительный, требующий постоянного внимания. Такое решение могут позволить себе только очень крупные компании.
• Покупка спецодежды и обслуживание в сторонних прачечных — закрывает только часть потребностей. На заказчике остается задача по закупке комплектов, их учету, ремонту, утилизации.
• Стирка спецодежды собственными силами сотрудников — это не только противоречит закону, но и зачастую портит комплекты, снижая срок их использования. Исследование Ассоциации европейского текстильного сервиса ETSA показало, что более половины работников стирают униформу вместе с повседневной одеждой, используют пятновыводители и кондиционеры для белья. Такая стирка не обеспечивает необходимую чистоту спецодежды и нарушает ее защитные свойства.
• Аренда рабочей одежды — экономически эффективное решение для многих компаний, но оно подразумевает необходимость искать не просто подрядчика, а полноценного партнера на долгий срок. От качества исполнения услуги будет зависеть производственный процесс, поэтому к выбору партнера нужно подходить максимально ответственно.

Каждая компания должна самостоятельно оценить свои потребности и возможности, чтобы выбрать для себя оптимальный вариант обслуживания спецодежды.

Как нужно искать поставщика услуги аренды: пошаговая инструкция

Ирина Киуру поделилась, какие шаги нужно предпринять, чтобы не ошибиться в выборе партнера, который будет осуществлять услугу аренды спецодежды и текстиля.

1. Представьте желаемый результат услуги и распишите его по пунктам

Прежде чем начать искать партнера, нужно четко понять, что именно вы хотите от него получить. Например, есть компании, которые занимаются только стиркой спецодежды: они не отшивают ее, не осуществляют ремонт и сезонное хранение — при сотрудничестве с таким партнером этими задачами заказчику придется заниматься самостоятельно.

Что нужно заранее продумать:

• список нужной спецодежды с отраслевыми требованиями;
• количество комплектов;
• регулярность замены комплектов (лучше составить желаемый график);
• сезонные колебания по требуемому количеству изделий;
• кто будет отвечать за ремонт и сезонное хранение комплектов.

При выборе партнера можно будет сверяться с составленным списком и искать подрядчика, который сможет удовлетворить больше требований. Также можно заранее составить список возможных форс-мажорных ситуаций, чтобы потенциальные партнеры могли рассказать, как они будут их решать. Пример: у сотрудника раньше времени загрязнился комплект, а до привоза чистых вещей осталось 1-2 дня. Как проблему решают в Lindaily: на каждого сотрудника отшивают минимум 3 комплекта спецодежды — пока первый используется, а второй находится в прачечной, третий лежит в шкафчике сотрудника на случай непредвиденных ситуаций.

2. Углубитесь в тему и узнайте обо всех возможных вариантах

Не стоит искать поставщика услуги аренды только онлайн. В интернете можно узнать о возможных вариантах, но информации с официальных сайтов компаний обычно недостаточно для принятия окончательного решения. Чтобы составить независимое мнение, посетите хотя бы одну, а лучше несколько отраслевых выставок: ВНОТ (Всероссийская неделя охраны труда), «Текстильлегпром», «Всероссийскую выставку текстильной и легкой промышленности» и другие. Также полезно будет изучить предложения разных компаний в специализированных каталогах.

3. Запросите у кандидатов комплект документов

Когда определены потенциальные партнеры, нужно убедиться в их добросовестности. Минимальное, что нужно для этого сделать, — проверить документы. Попросите предоставить:

• Свидетельство о постановке на налоговый учет.
• Бухгалтерскую отчетность.
• Устав компании.
• Лицензии.
• Сертификаты на продукцию.

Также стоит лично съездить с проверкой на производство будущего партнера. Открытость и готовность сотрудничать очень важны при выстраивании партнерских отношений, поэтому лучше заранее оценить готовность компании идти навстречу вашим пожеланиям.

4. Проверьте договор о сотрудничестве

Когда партнер уже выбран, нужно грамотно оценить предложенный им договор. Вот на что стоит обратить внимание в первую очередь:

• Кто является владельцем спецодежды? Собственником должен быть исполнитель. Если право собственности переходит к заказчику, то это уже не аренда, а продажа с последующим обслуживанием.
• Какой указан срок аренды? Договор аренды практически всегда заключается на длительный срок — так удается достичь баланса выгоды и сделать сотрудничество удачным и для заказчика, и для исполнителя.
• Какие прописаны гарантийные обязательства? Вы должны ознакомиться с ними еще до размещения заказа, требуйте, чтобы они были прописаны в договоре. Чем больше возможных гарантийных случаев указано в документе, тем лучше.
• Как осуществляется контроль качества? Если в основном договоре об этом ничего не сказано, составьте отдельное приложение. В нем подробно опишите, как и по каким критериям вы планируете осуществлять оценку качества предоставляемых услуг.
• Что говорится в разделе, посвященном расторжению договора? Он должен защищать интересы обеих сторон. Например, стоит добавить в него механизмы рекламаций, чтобы был четкий алгоритм действий на случай поставок продукции ненадлежащего качества. Также стоит указать пункт с последствиями, которые будут ожидать поставщика в случае неоднократных нарушений условий договора.

5. Продолжайте общаться с поставщиком услуги после начала сотрудничества

Первые месяцы после начала работ важен тесный контакт заказчика и исполнителя. Нужно давать партнеру подробную обратную связь, проводить аудит, встречаться для обсуждения промежуточных результатов и внесения необходимых корректировок. Важно не забывать, что успешный результат услуги в данном случае зависит от активности и заинтересованности обеих сторон.

Ищете надежного поставщика услуги аренды спецодежды и текстиля? Lindaily предлагает удобные для клиентов условия сотрудничества: компания осуществляет полный цикл обслуживания — от пошива необходимого количества комплектов до их экологичной утилизации. Оставьте заявку, чтобы узнать больше и получить коммерческое предложение.